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基层烟草商业企业如何做好数字档案管理

来源:长江娱乐官网 | 时间:2018-08-08

  随着我国信息化建设进程不断加快,互联网、物联网技术迅猛发展,数字档案这一新生事物也在蓬勃发展,基层烟草商业档案管理工作需要适应新发展和新变化,尽快将企业档案管理工作升级成“2.0数字版”。

  目前,数字档案管理在基层烟草商业中的应用存在如下问题:一是认识不足,基础薄弱。过去基层烟草商业由于对档案工作重视不够,欠账较多,各地区之间数字档案管理工作发展不平衡。此外,相关工作人员数字化意识淡薄,忽视了软件的运用、系统的开发、数据的融合和信息的服务。二是档案队伍专业水平不高。当前基层烟草商业企业的档案工作者通常身兼多职,后备队伍不足,业务、法规等培训开展不到位,无法保障档案的质量和水平。三是软硬件水平滞后,服务利用不足。具体表现为,硬件设施与数字化档案室要求不配套;数字档案管理软件比其他应用滞后;档案系统利用环节技术薄弱,不能将档案信息背后的价值再深挖、再利用。

  档案信息是一种无形的资产,为了更好地发掘数字档案管理在基层烟草商业系统的价值,档案管理部门及相关领导要更新观念,摆脱传统思维的束缚,加大资源投入。同时,结合工作实际,注重统筹数字档案采集、整理、保管与利用的关系,注重平衡各地区差异,注重构建具有自身特色的制度化管理机制,全面提升档案管理水平。

  任何工作的开展离不开人。为数字档案应用的有效开展提供人力保障,要抓好以下三个方面:一是档案员AB角工作制度。档案管理员是数字档案管理最核心的一环,在这一岗位,实行AB角工作制度,互为补充,避免工作缺位和空岗现象,同时锻炼档案工作后备力量。二是多方位开展培训。观摩先进单位、企业数字档案的管理与应用,将理论与实例相结合,找到适合基层烟草商业企业发展的生态环境与有效做法;邀请各级档案局开展业务技术培训、法律法规培训,提高数据采集、分析、开发和利用等方面的能力,组建一支既精通档案管理又懂信息化技术的专业队伍。三是引进人才填短板。与有数字档案管理经验的IT公司合作,由其派遣技术人员,与烟草企业一同攻克数字档案管理技术上的难题。

  补强硬件设施。夯实数字档案工作的基础,首先是完善网络基础设施和系统硬件,配备档案室专用设备,定期检查,确保档案实体和信息的安全;其次是配备档案库房温湿度调控系统,运用温湿度探头与电脑系统实时监控温湿度变化情况,实现自动调节,严格将温湿度控制在国家档案局规定的范围内。

  促进软件融合。围绕“让数据多跑路,让员工少跑腿”这一目标,进一步融合各系统,把档案信息化与单位信息化建设同步规划、同步实施。一方面深化数据库建设,融合烟草OA系统、专卖管理信息系统、投资采购一体化信息平台等主营业务系统与档案管理系统,实现重要数据的自动归档;另一方面,在归档之后,深化档案的著录工作,提供网上查询服务,改进数字档案馆检索工具,建立门类索引,扩展再次、多次检索的功能。

  构建数字档案管理体系。一是建立数字档案管理进度跟踪机制,依据《数字档案室建设指南》《电子文件归档与管理规范》等建设标准,解码实施方案,定期填写进度情况表,汇报数字档案管理推进程度,及时反馈管理应用中的疑难点、创新点;二是建立考核监督机制,从顶层发力,高度重视数字档案管理工作,统筹协调档案、信息、安全等管理部门,明确职责分工,定期对应用效果进行评价,做到奖罚分明,打通部门、业务领域之间的工作壁垒;三是构建档案信息安全防范体系,实行人工防范与技术防范有机结合,既重视档案管理人员的技术水平、业务道德素养,又重视网络防火墙的应用,既重视对档案文档的保密,又重视对数据隐患的排查。同时,按照管理权限将用户分为浏览型、管理型、业务型,授予不同的用户不同的权限,充分发挥数字档案便捷智能的特点,保证新形式下数字档案的安全性需要。

  综上所述,烟草行业具有开展档案工作的体制优势,基层烟草商业企业应更新观念、提高认识、强化人才培养、构建长效机制,将企业档案管理工作升级成“2.0数字版”。

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